Dit moet je weten
De cursusmap voor dertig deelnemers moet donderdag op tafel liggen, het jaarverslag gaat volgende week naar het bestuur en de printer op kantoor haalt het niet. A4 printen klinkt als de simpelste opdracht die er is, en vaak is het dat ook. Toch zitten er keuzes in die het verschil maken tussen een stapel losse vellen en een document dat klopt: zwart-wit of kleur, welk papier, enkel- of dubbelzijdig, en hoe het wordt afgewerkt. Hieronder lees je waar je op let en wanneer je het beter kunt laten doen.
Zelf printen of A4 printen laten doen
Een kantoorprinter is gemaakt voor een paar pagina’s per keer. Een brief of een vergaderstuk print je daar prima op. Het wordt anders zodra het om honderden pagina’s gaat, om kleur op elke pagina of om papier dat zwaarder is dan standaard kopieerpapier. Dan loopt de printer vast, raakt de toner halverwege de oplage op of komen de pagina’s gestreept uit de machine.
Een productieprinter is gebouwd voor volume. Bij printen op zo’n machine blijft de kleur constant van de eerste tot de laatste pagina en komen de sets gesorteerd uit de machine. Daarom laat je A4 printen zodra de oplage groter wordt dan een handvol exemplaren, of zodra het document naar buiten gaat: naar een klant, een beurs of een bestuur.
Zwart-wit of kleur, enkel- of dubbelzijdig
Zwart-wit is de keuze voor tekst: rapporten, handleidingen, lesmateriaal en alles wat gelezen wordt en daarna in een map verdwijnt. Kleur komt in beeld zodra er grafieken, foto’s of een huisstijl in het document zitten. Een jaarverslag met een gekleurd kader op elke pagina leest anders dan hetzelfde verslag in grijstinten. Je kunt ook mengen: het binnenwerk in zwart-wit en de hoofdstukpagina’s in kleur, zodat je kleur betaalt waar het telt.
Dubbelzijdig printen halveert de stapel en voelt als een echt document. Voor een rapport van veertig pagina’s is dat bijna altijd de betere keuze. Enkelzijdig houd je aan voor formulieren die ingevuld worden, voor aantekeningen bij een presentatie of voor pagina’s die los worden uitgedeeld.
Welk papier je voor A4 printen kiest
Standaard kopieerpapier weegt 80 grams en dat is prima voor intern gebruik. Gaat het document naar buiten, dan kies je 100 of 120 grams: iets steviger, minder doorschijnend bij dubbelzijdig printen en het voelt verzorgder aan. Voor een omslag of een los informatieblad ga je naar 170 grams of hoger. Daarboven kom je bij dik papier printen, met eigen regels voor vouwen en afwerking.
Mat of glanzend is de tweede keuze. Mat papier leest rustig en spiegelt niet onder tl-licht; glanzend papier laat foto’s en kleurvlakken spreken. Voor een rapport kies je mat, voor een productblad met foto’s glanzend. Twijfel je, dan sturen we een staal of maken we één proefvel.
Wat de prijs van A4 printen bepaalt
Vijf dingen bepalen de prijs. De oplage: hoe meer pagina’s, hoe lager de prijs per pagina. De kleur: zwart-wit kost minder dan full colour, en een document met een paar kleurpagina’s zit daartussenin. Het papier weegt mee: bij papier printen maakt 80 of 120 grams verschil in prijs en in uitstraling. De afwerking: nieten kost minder dan inbinden, lamineren komt er los bij. En de aanlevering: een drukklare PDF scheelt werk, een Word-bestand dat nog opgemaakt moet worden niet. Stuur je bestand mee met je aanvraag, dan krijg je een prijs die bij jouw opdracht past.
Afwerking: van losse vellen tot gebonden document
Een stapel A4 is nog geen document. Nieten in de hoek is de eenvoudige afwerking en past bij handouts en vergaderstukken. Een rapport dat vaker opengaat krijgt een wire-o (een metalen spiraal door geponste gaatjes, zodat het boek plat opengaat) of een lijmrug met omslag. Lamineren (een beschermende kunststoflaag aan beide kanten) houd je voor menukaarten, instructiekaarten en alles wat vaak wordt vastgepakt.
Ook het formaat is een afwerkingskeuze. Twee A5-pagina’s naast elkaar op één A4, dubbelzijdig geprint en in het midden gevouwen, geeft een boekje. Zo maak je een folder, een programmaboekje of een handleiding zonder apart klein papier. Bij documenten printen zetten we de paginavolgorde zo dat het boekje na het vouwen klopt.
A4 printen bij EPC
Bij EPC in Nieuwegein printen we A4 op losbladige productiemachines van Canon, zwart-wit en kleur, enkel- en dubbelzijdig, op papier van 80 tot 350 grams. Het kan vanaf één exemplaar: handig als je eerst wilt zien hoe papier en kleur uitpakken voordat de hele oplage draait. Nieten, vouwen, inbinden en lamineren doen we in eigen huis, dus het document gaat in één keer van bestand naar afgewerkt product.
Past het niet op A4, dan is dat geen probleem. Voor tabellen, plattegronden en tekeningen die op A4 te klein worden, kijk je naar a3 printen op dezelfde machines. Nog groter gaat over een andere printer; zeg bij je aanvraag welk formaat je nodig hebt.
Zo lever je je bestand aan
Een PDF is het uitgangspunt: de opmaak staat vast en de lettertypen zitten erin. Lever je een Word-bestand aan, dan zetten we het om en controleren we of de pagina’s nog kloppen. Zet afbeeldingen op 300 dpi en houd bij een document dat tot de rand bedrukt is 3 mm afloop aan (de rand die buiten het eindformaat doorloopt, zodat er na het snijden geen witte randjes ontstaan). Geef in je aanvraag op: aantal exemplaren, zwart-wit of kleur, enkel- of dubbelzijdig, papier en afwerking. Voor we gaan printen controleren we het bestand; klopt er iets niet, dan hoor je dat eerst. Onze eigen DTP’er (de opmaker die bestanden drukklaar maakt) past het bestand aan als dat nodig is.
A4 printen is een kleine opdracht die goed moet gaan
Niemand wil een rapport waarin pagina 17 ontbreekt of een cursusmap met strepen op elke bladzijde. Laat A4 printen zodra het om meer dan een handvol exemplaren gaat, kies het papier op wat het document moet doen en leg de afwerking van tevoren vast. Heb je een bestand en een deadline? Neem contact op, dan hoor je wat er kan en hoe je het beste aanlevert.
Veelgestelde vragen
Kan ik één A4 laten printen?
Ja, printen heeft geen minimale oplage. Eén exemplaar is handig als proef voordat de hele oplage draait, zodat je papier en kleur in het echt ziet. Voor zakelijke opdrachten is dat de gewone route; daarna print je de rest in de oplage die je nodig hebt.
Wat kost het printen van een A4?
Dat hangt af van oplage, kleur, papier en afwerking; één vast bedrag per pagina bestaat niet. Zwart-wit op 80 grams kost het minst, kleur op zwaarder papier met inbinden kost het meest. Stuur je bestand en het aantal exemplaren mee, dan krijg je een prijs voor jouw opdracht.
Hoe laat ik mijn verslag printen en inbinden?
Stuur een PDF van het verslag en geef het aantal exemplaren, zwart-wit of kleur en de gewenste binding op. Nieten past bij dunne stukken, wire-o of lijmbinden bij rapporten die vaker opengaan. We controleren het bestand, maken op verzoek een proef en leveren het verslag gebonden op.
Kan ik A5 op A4 printen?
Ja. Twee A5-pagina’s passen naast elkaar op één A4; dubbelzijdig geprint en gevouwen wordt dat een boekje. We zetten de paginavolgorde zo dat het boekje na het vouwen klopt. Je levert het bestand gewoon als losse A5-pagina’s aan.
Waar kan ik A4 printen in de regio Utrecht?
Bij EPC in Nieuwegein, aan de Archimedesbaan. Je stuurt je bestand per mail of via het contactformulier, geeft aantal, papier en afwerking op en haalt het drukwerk af of laat het bezorgen. Ook voor één proefexemplaar kun je bij ons terecht.
