Elke zending die met de vrachtwagen de grens over gaat, rijdt mee met een CMR-vrachtbrief. Bij een paar ritten per maand print je die vanuit je transportsoftware op een vel A4. Bij tientallen ritten per week loont het om CMR printen anders aan te pakken: formulieren met je logo en adres er al op, in een voorraad die past bij je planning. Welke route werkt voor jouw bedrijf?
Wat een CMR-vrachtbrief is
CMR is de afkorting van het verdrag over het internationale vervoer van goederen over de weg, in 1956 in Genève gesloten. De vrachtbrief is het bewijs van de vervoersovereenkomst tussen afzender en vervoerder. Hij is verplicht zodra laad- en losplaats in twee verschillende landen liggen en minstens één van die landen bij het verdrag is aangesloten.
De vrachtbrief gaat in minimaal drie originele exemplaren mee: één voor de afzender, één voor de ontvanger en één voor de vervoerder. In de gangbare sets heeft elk exemplaar een eigen kleur, zodat iedereen zijn blad herkent. Het formulier heeft vaste, genummerde vakken voor onder meer afzender, ontvanger, laad- en losplaats, de goederen met aantal en gewicht, en de handtekeningen bij laden en lossen. Naast papier bestaat de e-CMR, een digitale vrachtbrief met elektronische handtekening. Niet elke klant en niet elk land werkt daar al mee, dus in veel ritten blijft papier nodig.
Drie manieren om CMR te printen
Blanco vanuit software: transportsoftware en online generatoren printen het hele formulier, met de ingevulde gegevens, op wit papier. Dat werkt per rit en vraagt geen voorraad. Je print wel elk exemplaar apart, en het resultaat oogt als een kantoorprint.
Voorbedrukt formulier: het lege formulier ligt op voorraad, met je bedrijfsnaam, logo en adres al in het afzendervak. Je software print alleen de gegevens van de rit in de vakken. Dat oogt verzorgd en scheelt per vracht toner en printtijd.
Zelfkopiërende set: drie tot vijf vellen op elkaar, waarbij wat je op het bovenste blad schrijft doorkomt op de vellen eronder. Zelfkopiërend papier heeft een laag die bij de druk van een pen een afdruk geeft. Een laserprinter geeft die druk niet. Wie met software werkt, kiest daarom voor losse voorbedrukte vellen; wie met de hand invult, voor een set.
Waar de kantoorprinter stopt
Een blanco CMR voor één rit print je prima op kantoor. Het wordt lastiger bij voorbedrukte formulieren in een oplage. Elk vel moet een scherp logo hebben, een kleurrand per exemplaar en de vakken op precies dezelfde plek, zodat je software ze op elk vel raakt. Schuift het formulier een paar millimeter op, dan valt de ingevulde tekst over de lijnen.
Het formaat is meestal gewoon A4, net als bij a4 printen van rapporten en brieven. De eisen aan de positie van het formulier liggen alleen hoger. Een voorraad van een paar duizend vellen laat je daarom printen op een machine die dat over de hele stapel gelijk houdt.
Waar je op let bij voorbedrukte CMR-formulieren
Begin bij je software. Vraag de leverancier of het programma met een voorbedrukt formulier kan werken en welke maatvoering het verwacht. Veel pakketten hebben een instelling om te wisselen tussen afdrukken op blanco papier en op een voorbedrukt formulier. Lever die maatvoering mee bij je aanvraag, dan sluiten de vakken aan.
Kies dan het papier. Standaard 80 grams loopt goed door de laserprinter in het magazijn en past in een ordner. Bij papier printen voor formulieren die dagen in een cabine liggen, kies je 90 of 100 grams: dat scheurt minder snel en blijft leesbaar.
Bepaal ten slotte de opdruk: bedrijfsnaam en adres in het afzendervak, je logo in de kop en per exemplaar de kleur. Houd de lijnen en vakken licht en de tekst in puur zwart. Dan blijven de ingevulde gegevens leesbaar, ook na kopiëren of scannen.
Wat de prijs van CMR printen bepaalt
De oplage weegt het zwaarst: een voorraad voor een kwartaal kost per vel minder dan een kleine bijbestelling. Daarna het aantal exemplaren per rit, het papier en de kleur in de opdruk. Een formulier met alleen een zwarte opdruk is een andere opdracht dan een set met een kleurrand per exemplaar. Ook de afwerking telt, zoals sorteren per set. Stuur je huidige formulier of de maatvoering uit je software mee met je aanvraag, dan krijg je een prijs voor jouw opdracht.
CMR printen bij EPC
Bij EPC in Nieuwegein valt dit werk onder printen op losbladige productiemachines van Canon. Die houden het formulier op dezelfde plek over de hele oplage, zodat het laatste vel net zo in je printer past als het eerste. Laat eerst een proef maken: een paar vellen die je in je eigen printer test met je eigen software, voordat de hele voorraad draait.
Wil je een zelfkopiërende set, doorlopende nummering of vellen in een blok, zeg dat dan bij je aanvraag. We bespreken wat er kan en wat past bij hoe jouw planners en chauffeurs werken.
Pakbonnen, orderformulieren en andere vaste formulieren met je bedrijfsgegevens vallen bij ons onder documenten printen. Die neem je in dezelfde opdracht mee, met dezelfde opdruk en hetzelfde papier.
Zo lever je het formulier aan
Lever een PDF aan van het lege formulier, op ware grootte en met de vakken op de maat die je software gebruikt. Heb je nog geen eigen opmaak, stuur dan een scan van je huidige formulier en de maatvoering uit je software. Onze eigen DTP’er (de opmaker die bestanden drukklaar maakt) zet het formulier dan op, met je logo en gegevens in de juiste vakken. Voor we printen controleren we het bestand; klopt er iets niet, dan hoor je dat eerst.
Een CMR-formulier dat past bij je planning
De juiste route hangt af van hoeveel ritten je rijdt en hoe je vrachtbrieven opmaakt. Print je per rit vanuit software, dan volstaat blanco papier of een voorraad voorbedrukte vellen. Vullen je chauffeurs met de hand in, dan hoort daar een set bij.
Wil je weten welke route bij jouw bedrijf past? Neem contact op, dan bekijken we je huidige formulier en maken we een proef.
Veelgestelde vragen
Wat is een CMR-vrachtbrief?
Een CMR-vrachtbrief is het vervoersdocument voor goederen die over de weg van het ene naar het andere land gaan. Hij bewijst de afspraak tussen afzender en vervoerder en legt vast wat er is geladen, waar en voor wie. Het document gaat in minimaal drie originelen mee: voor afzender, ontvanger en vervoerder.
Is een CMR verplicht in Nederland?
Alleen bij internationaal wegvervoer, als laad- en losplaats in twee landen liggen en minstens één daarvan bij het CMR-verdrag hoort. Voor vervoer binnen Nederland geldt de CMR niet. Daar werk je met een binnenlandse vrachtbrief, vaak onder de AVC (Algemene Vervoerscondities).
Hoe kan ik zelf een CMR maken?
Met transportsoftware of een online generator vul je de gegevens in en print je het formulier op blanco papier. Dat is genoeg voor een enkele rit. Rijd je vaker, dan is een voorraad voorbedrukte formulieren met je bedrijfsgegevens handiger: je software vult dan alleen de vakken in.
Is een vrachtbrief hetzelfde als een CMR?
Elke CMR is een vrachtbrief, maar niet elke vrachtbrief is een CMR. De CMR is de vrachtbrief voor grensoverschrijdend wegvervoer onder het CMR-verdrag. Voor binnenlands vervoer gebruik je een andere vrachtbrief met andere voorwaarden.
Kan ik CMR-formulieren met mijn eigen logo laten printen?
Ja, je logo, bedrijfsnaam en adres komen voorbedrukt in de kop en het afzendervak. Lever je huidige formulier of de maatvoering uit je software aan, dan zetten we de vakken op de juiste plek. Met een proef test je het formulier eerst in je eigen printer.
