Barcode printen: etiketten en documenten die elke scanner leest

Welke barcode heb je nodig

Begin bij de vraag wie de code gaat scannen. Een winkelketen stelt andere eisen dan je eigen magazijn, en een telefoon leest andere codes dan een handscanner bij de inslag.

Code	Wat erin past	Waar je hem gebruikt
EAN-13	13 cijfers, uitgegeven door GS1	producten die in een winkel of webshop van een ander verkocht worden
Code 128	letters en cijfers, variabele lengte	voorraad, stellinglocaties, zendingen, inventaris
QR-code	een webadres of veel gegevens in een vierkant	scannen met een telefoon, deelnemerspassen, handleidingen

Een EAN-code mag je niet zelf verzinnen. Het nummer komt van GS1 Nederland, de organisatie die de nummers voor handelsproducten uitgeeft, en is gekoppeld aan jouw bedrijf. Voor intern gebruik, zoals stellinglabels of inventarisnummers, ben je vrij: daar volstaat Code 128 met je eigen nummering.

Waarom een barcode soms niet scant

Een scanner leest het verschil tussen donkere streepjes en lichte ruimtes. Alles wat dat verschil kleiner maakt, maakt scannen lastiger. Vijf fouten zien we het vaakst.

• Te klein: wie een code verkleint om ruimte te sparen, maakt de dunste streepjes te dun voor de scanner. Voor een EAN-13 geldt een standaardmaat van ongeveer 37 bij 26 mm; GS1 raadt af om onder de 80 procent daarvan te gaan.
• Geen stille zone: de stille zone is de lege marge links en rechts van de streepjes. Staat er een kader, een logo of tekst te dichtbij, dan vindt de scanner het begin van de code niet.
• Verkeerde kleur: de meeste scanners werken met rood licht. Rode streepjes zijn voor zo’n scanner onzichtbaar, en donkerblauw op zwart geeft te weinig contrast. Zwart op wit werkt altijd.
• Afgekapt: een code die in de hoogte is afgesneden om op een smal etiket te passen, leest slechter, vooral met een handscanner onder een hoek.
• Als plaatje geplakt: een barcode die als schermafbeelding in het ontwerp staat, krijgt wazige randen. Een code als vectorbestand blijft op elke maat scherp.

Zelf barcode printen of laten printen

Voor een paar dozijn etiketten werkt een gratis generator prima. Je zet de codes op een vel stickerpapier en print dat op de kantoorprinter. Een magazijn dat elke dag verzendlabels maakt, gebruikt een labelprinter die de gegevens rechtstreeks uit het systeem haalt. Die route is gemaakt voor losse labels, één voor één, op het moment dat de zending klaarstaat.

Laten printen loont zodra een van deze vier dingen speelt: de oplage loopt in de honderden, elke code moet uniek zijn, het etiket moet er verzorgd uitzien met logo en huisstijl, of het materiaal moet tegen vocht en wrijving kunnen. Productetiketten voor een nieuwe lijn, stellinglabels voor een heel magazijn en inventarisstickers voor alle apparatuur van een school vallen daaronder. Voor vorm, materiaal en lijm gelden de keuzes van stickers en etiketten; dit artikel gaat over de code zelf.

Barcodes staan ook vaak op papier zonder lijmlaag. Denk aan retourformulieren, deelnemerslijsten voor een examen of een bon die bij de zending hoort. Dan gaat het om een formulier waarop elke code op precies dezelfde plek moet staan.

Voor vrachtbrieven geldt hetzelfde principe: wie cmr printen in oplage laat doen, wil de vakken en de barcode over de hele stapel op dezelfde plek.

Elk etiket een eigen code

Dezelfde barcode op duizend etiketten is een gewone printopdracht. Interessanter wordt het als elk etiket een eigen nummer krijgt, zoals een inventarisnummer per laptop of een doorlopend nummer per doos. Dat heet variabele data: het ontwerp blijft gelijk, alleen de code en het nummer eronder veranderen per exemplaar.

Bij printen komt geen drukplaat aan te pas, dus elk exemplaar kan anders zijn zonder dat het extra opstart kost. Je levert het ontwerp aan en een lijst met codes, bijvoorbeeld als Excel- of CSV-bestand. Controleer die lijst vooraf op dubbele nummers en op de volgorde waarin je de etiketten wilt ontvangen. Een fout in de lijst staat anders op elk etiket dat erna komt.

Papier, kunststof of transparant

Het materiaal bepaalt hoe lang de code leesbaar blijft. Een papieren etiket werkt binnen en droog: op dozen, ordners en formulieren. In een koelcel, een werkplaats of buiten kies je kunststof zoals vinyl, dat tegen vocht en vuil kan. Een etiket op een laptop dat dagelijks over een bureau schuift, heeft baat bij een materiaal dat niet slijt.

Transparante etiketten zien er strak uit op een product, maar de barcode heeft een lichte achtergrond nodig. Op een donkere fles of een zwarte behuizing valt het contrast weg en scant de code niet. Kies dan een wit vlak achter de code of een wit etiket.

Voor barcodes op formulieren en vellen kies je bij papier printen voor mat papier van 80 tot 120 grams. Glanzend papier kan onder een lamp spiegelen, en dan ziet de scanner een witte vlek waar de streepjes staan.

Wat de prijs van barcode printen bepaalt

Zes dingen bepalen wat je betaalt. De oplage, en of elke code uniek is of steeds dezelfde. Het materiaal: papier kost minder dan vinyl of kunststof. Het formaat en de vorm: rechthoekig snijden is standaard, een eigen contour komt erbij. De kleur: een zwarte code op een wit etiket is een andere opdracht dan een etiket in volle huisstijl. De afwerking, zoals etiketten op vel of per set gesorteerd. En de aanlevering: een ontwerp met een kloppende lijst scheelt werk. Stuur je ontwerp en een voorbeeld van je codes mee, dan krijg je een prijs voor jouw opdracht.

Barcodes laten printen bij EPC

Bij EPC in Nieuwegein printen we barcodes op losbladige productiemachines van Canon, op etiketvellen in papier, vinyl of kunststof en op gewoon papier. Etiketten in een eigen vorm snijden we uit op een Zünd digitaal snijsysteem, zonder dat er een stansmes gemaakt hoeft te worden. Zo komen code, etiket en vorm uit één huis.

Voordat de oplage draait, maken we een proef. Test die met je eigen scanner, in het licht en op de plek waar de etiketten straks zitten. Scant alles, dan geef je akkoord; leest een code slecht, dan passen we maat of contrast eerst aan.

Formulieren, retourbonnen en lijsten met een barcode vallen bij ons onder documenten printen. Die neem je mee in dezelfde opdracht als de etiketten, met dezelfde nummering.

Zo lever je een barcodebestand aan

Lever een PDF aan met de barcode als vector, niet als plaatje. Zet de streepjes in puur zwart (alleen zwarte toner, geen zwart dat uit vier kleuren is opgebouwd), zodat de randen scherp blijven. Houd de stille zone vrij van tekst en kaders. Loopt je ontwerp tot de rand van het etiket, houd dan 3 mm afloop aan (de rand die buiten het eindformaat doorloopt en na het snijden verdwijnt) en zet tekst minimaal 5 mm van de snijlijn.

Krijgt elk etiket een eigen code, stuur dan het ontwerp met een lege plek voor de code en de lijst apart. Onze eigen DTP’er (de opmaker die bestanden drukklaar maakt) zet de codes erin en controleert of nummer en code bij elkaar horen.

Een barcode is pas klaar als hij scant

Kies de code die past bij wie hem leest, geef hem genoeg ruimte en contrast, en kies materiaal dat het gebruik aankan. Test een proef met je eigen scanner voordat de oplage draait.

Heb je etiketten, formulieren of inventarisstickers met barcodes nodig? Neem contact op, dan bekijken we je ontwerp en je codelijst en maken we een proef.